سیستم های انبارداری و روشهای مدیریت آن :امروزه با پيشرفت علوم...


395/
0/
6

 

3.jpg


مقدمه:‌
امروزه با پيشرفت علوم وتكنولوژي امكان توليد انبوه كالا فراهم شده است و اينكار برنامه‌ريزي دقيق جهت استفاده به موقع و حداكثر از امكانات را مي طلبد . تقسيم كار ورشد جمعيت نياز استفاده از فرآورده هاي ديگران را بوجود آورده است واين خود زمينه پيدايش سازمانهاي معظم گرديده كه در اين نظامهاي پيچيده فني ـ اجتماي ، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش كالا از توليد به مصرف را امكان پذير مي سازد. انبار مي تواند درعرضه به موقع محصول ، جريان عادي توليد ، ثبات قيمت محصول‌، تعمير ونگهداري ماشين ها و…نقش مهمي را ايفا كند به طوريكه نقش آن درتجارت غير قابل انكار است . ارزش ريالي موجوديهاي انبار در صناعي مختلف متفاوت است وعوامل مختلفي درميزان نگهداري موجودي انبار واحدهاي صنعتي ، تجاري مؤثرند مثل روش توليد ، ‌دوره توليد ، ميزان بكارگيري ماشين آلات ، ‌نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، ‌نوع مواد اوليه مورد احتياج ، ‌نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي دركل صنعت كشور وجهان و…. و بالاخره سيتم هاي تداركاتي وسفارشات واحدهاي توليدي ، ‌اما انبار به دلايل مختلفي براي مؤسسات و مراكز تجاري ـ صنعتي از اهميت خاصي برخوردار مي باشد كه اهم آنها عبارتند از :‌

1. ارزش بالاي سرمايه درگردش شركت كه به صورت كالا در انبار نگهداري مي شود .
2. ارتباط مداوم وتنگاتنگ بخش انبار با بخشهايي نظير توليد يا تعمير ونگهداري و وقفه در توليد به علت نرسيدن نيازمنديها .
3. ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه ريزي مواد بايد به نحوي باشدكه ضربه هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد راخنثي نمايد و حكم ضربه گير را در سازمان داشته باشد.
هدف ما دراين مجموعه ارائه مطالبي نسبتاً جامع در خصوص سيستمها و مدلهاي انبارداري و برنامه ريزي كنترل موجودي انبارهاست.

تعريف انبار
امروزه انبار حالت يك محفظه را ندارد ، بلكه عمليات آن زماني كافي و رضايت بخش است كه از دوجهت اطلاعاتي و فيزيكي مورد توجه قرارگيرد. به طور كلي انبار محل و فضايي است كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني ، ‌صنعتي ، مواداوليه يا فرآورده هاي مختلف كه بر اساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد.

انواع انبارها
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشند:
1. انبارهاي پوشيده :
 
اين مكان از تمام اطراف بسته است وداراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد .
2. انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد :
 
اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبي است . اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي كند .
3. انبار باز يا محوطه : ‌اين انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداري ماشين آلات و لوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

انواع موجوديهاي انبار
اجناس وكالاهاي موجود درانبار اعم ازمؤسسات توليدي وغير توليدي را مي‌توان به شرح زير تقسيم كرد :
1. مواد اوليه يا مواد خام :‌ ازاين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود .
2.  كالاي درجريان ساخت :‌ كه شامل بهاي ناقص دستمزد و مواد وهزينه هاي سربار ساخت مي باشد .
3.  كالاي ساخته شده : به كالايي گفته مي شود كه از نظر ساخت به مرحله تكميلي رسيده وقابل عرضه به بازار مي باشد.
4. اجناس خريداري شده جهت فروش : اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچ گونه تغييري درآنها در بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبارها نگهداري مي شود .
 
5. موادو لوازم مصرفي: كه درتوليد غير مستقيم موثرندمثل‌: گريس ، روغن ، ‌ملزومات وغيره.
6. اجناس اسقاطي : اجناسي هستند كه مستهلك شده وغيرقابل استفاده اند ومعمولاً به مزايده گذاشته مي شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي گيرند .

وظايف انباردار
1. تحويل اجناس خريداري شده ومورد نياز سازمان ، رسيدگي و بررسي طبق اسناد ومدارك اوليه.
2.  صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي يا سفارشات خارجي درصورت عدم وجود موجودي .
3.  مراقبت ونگهداري كالاها از سرقت ، صدمه ، ‌ضايعه ، ‌حادثه ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي يا چيدن اقلام درانبار
4. پيش بيني ، برنامه ريزي وكنترل مواد انبار و انجام انبارگرداني متناسب با نوع شركت و كالاهاي آن و سياست مؤسسه .
5.  تهيه گزارشات لازم درخصوص ضايعات، موجوديها و نظريات اصلاحي و ساير گزارشات مورد نياز مديريت .
6.  صدور قبض انبار پس از دريافت كالا وحواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي وفرمهاي مرجوعي در صورت برگشت كالا و ساير فرمهاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر وكارتهاي مربوطه.
7.  بايگاني اسناد ومدارك مربوط به انبار و تعبيه يك كارت براي هريك از اقلام انبار.

كدگذاري كالاها

WarehouseCoding.jpg


تعريف وفوايد كدگذاري :‌
به ايجاد رويه و سيستمي كه بوسيله آن اطلاعات ونشانه هاي مورد نياز از شخصي به شخص ديگر يا ازنقطه اي به نقطه ديگر به صورت خلاصه منتقل گردد كدگذاري گويند ، كه به معني رمز يا نشان خاص است و جهت سهولت دركار و تقليل حجم گفته ها و نوشته ها به كار مي رود. دركدگذاري ممكن است از عوامل متعددي چون رنگها، نورها ، ‌اشكال ، اعداد ، ‌الفبا و… يا تركيبي از آنها بهره گرفت اما مهمترين فوايد سيستم كدگذاري عبارتند از :
1.  جلوگيري از نوشتن جملات طويل و توصيفي و شناسايي كردن ساده ودقيق تر كالاها .
2. استاندارد كردن كالاها وكمك به جمع آوري صحيح آمار و اطلاعات آماري و محاسباتي .
3.  ثبت عمليات واردات و صادرات كالاها و نگهداري حساب دقيق موجودي انبار توسط ماشينهاي الكترونيكي پيشرفته .
4. صدور سفارش خريد بطور ساده و دقيق ،  پيگيري ساده امور ، سهولت برنامه ريزي وكنترل.

انواع روشهاي كدگذاري :‌
1. روش ساده با روش اعداد تركيبي
2.  روش اعداد گروهي
3. روش اعشاري يا روش ديوئي
4. روش حروفي يا الفبايي
5. روش نيمونيك يا روش استفاده از حرف اول نام كالاها
6.  روش مخفي
7. روش كدينگ ويژه
8. روش كدينگ استاندارد .

سازمان انبار:
انبار قطعات و مواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولا زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها ‌، انباردار مستقيما زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.
درسازمانهاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستقلي است كه مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد و تحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات و ابزار الات كه هر يك از آنها داراي مسئول مي باشد انجام وظيفه مي كنند.
در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي، معمولاواحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود مي باشد.


در امور تداركات و كارپردازي، سيستم انبارداري از اهميت خاصي برخوردار است و همكاري اين دو واحد خدماتي با يكديگر اجتناب ناپذير مي باشد.

 سيستم صحيح انبارداري متضمن مزاياي زير است:
- دريافت ، حفاظت و در دسترس قراردادن كالا، مواد و وسايل مورد نظر بسهولت و سرعت انجام مي شود.
- با اعمال كنترل دقيق ، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.
 
- با استفاده صحيح از سيستم انبارداري، ميزان موجودي كالا در انبار و ميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد، محاسبه مي گردد.
-  كنترل ميزان موجودي در انبار از نظر قيمت بسهولت صورت مي گيرد.
- صدور قبض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابداري ميگردد.
- چون ميزان موجوديها معمولا به قيمت تمام شده در انبار نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي و تعيين ساير ضايعات و خسارت وارد شده محاسبه مي شود.


منابع ورود كالا به انبار:

اجناس و كالاها از چند طريق وارد انبار مي شود:
 -
از طريق خريدهاي داخلي
 - از طريق خريدهاي خارجي
 - كالاهاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
-  كالا ولوازمي كه در كارگاههاي يك موسسه ساخته مي شود
-  كالاهاي امانی